Das Spanische Digitale Zertifikat: Machen Sie Amtsgänge überflüssig

So bürokratisch das spanische Verwaltungssystem auch sein mag, so viele Möglichkeiten der Vereinfachung von Verfahren gibt es. Eine davon ist, Spezialisten zu beauftragen, eine andere ist, Amtshandlungen vom eigenen Computer aus zu bewältigen.

Die gängigste Form ist die Mischung beider Varianten, indem ein versierter Handlungsbevollmächtigter in die Lage versetzt wird, sämtliche behördlichen Angelegenheiten im Namen eines Auftraggebers online zu regeln.

Voraussetzung für Onlineanträge, elektronisch eingereichte Steuererklärungen, Dokument-, Postabruf via Internet, etc. ist stets eine unmittelbare Identifizierung des Vollmachtgebers im Netz, welche die Grundsätze der Authentifizierung, Integrität, Vertraulichkeit und Nicht-Zurückweisung bei der Kommunikation über offene Netzwerke gewährleistet. (Für Selbständige bestimmter Branchen ist der Umgang mit Onlinetools, die einer Identifizierung bei jedem Lock-in bedürfen, obligatorisch).

Dank der persönlichen elektronischen Zertifikate ist der Zugang zu Amtswegen über Internet möglich.

Hier kommen die persönlichen digitalen Zertifikate ins Spiel, die von verschiedenen Anbietern ausgestellt werden. Am häufigsten werden derzeit Benutzerzertifikate eingesetzt, die von der ”Nationalen Währungs- und Briefmarkenfabrik”, der Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – Real Casa de la Moneda, FNMT-RCM, herausgegeben werden. (Die Institution erlangte jüngst internationale Bekanntheit durch die Heist-Serie „Haus des Geldes“, die von einem Einbruch in die FNMT handelt.)

Die FNMT-RCM stellt über ihre Abteilung CERES (CERtificación ESpañola) digitale Zertifikate aus, die von der überwiegenden Mehrheit der öffentlichen Verwaltungen anerkannt werden. Neben der Ausstellung elektronischer persönlicher Benutzerzertifikate werden ihre Zertifizierungsdienste auch bei allen öffentlichen Verwaltungen und bei den meisten Unternehmen nachgefragt.

Zum Verfahren

Zunächst muss das Zertifikat bei einer autorisierten Stelle angefordert werden. Dies geschieht für gewöhnlich in drei Schritten: Über das Internet wird auf der Website der Zertifizierungsstelle (z.B. der FNMT) eine Anfrage gestellt. Danach erscheint der Antragsteller persönlich vor einer der von der zuständigen Behörde zugelassenen Registrierungsstelle.

Diese Registrierungsstellen können z.B. die Inselregierung (Cabildo de Tenerife) sein, ebenso die Spanische Sozialversicherung (Tesorería de la Seguridad Social) oder das Staatliche Finanzamt (AEAT), u. A.

Schließlich wird das Zertifikat über das Internet zum Download freigegeben. Sowohl der Onlineantrag zum Zertifikat als auch der spätere Downloadbefehl muss vom selben Rechner aus gesendet werden. Während der Zeitspanne zwischen Onlineantrag und Download des Zertifikats darf der Computer in Bezug auf seine Hard- und Softwarekomponenten nicht verändert werden. Ansonsten wäre eine vom System vorausgesetzte, einwandfreie Identifizierung des Rechners nicht möglich.

Schauen wir uns die Schritte im Detail an:

Das digitale Zertifikat kann am einfachsten bei der FNMT online beantragt werden.

Installation und Gültigkeit

Sobald eine Zertifizierungsstelle ein Zertifikat ausgestellt hat und dieses heruntergeladen worden ist, muss es im Browser des Computers des Nutzers installiert werden. Hierzu ist ein Importvorgang notwendig.

Die Gültigkeitsdauer eines Zertifikats ist auf maximal vier Jahre beschränkt. Dieser Zeitraum kann je nach Art des Zertifikats, Umfang seiner Verwendung und abhängig von der ausstellenden Zertifizierungsstelle variieren.

So hat ein FNMT-Zertifikat, das für einen Vertreter einer juristischen Person ausgestellt worden ist, eine Gültigkeitsdauer von zwei Jahren, für eine natürliche Person eine Gültigkeitsdauer von vier Jahren.

Installationsanleitung zum Zertifikat

Nach Antragstellung und persönlicher Vorsprache erhalten Sie per Mail von entsprechender Stelle eine Datei, die Sie herunterladen.

Die Installation des Zertifikats ist dann wie folgt auszuführen:

1. Öffnen Sie die Datei
2. Es öffnet sich ein Istallationsassistent für das jeweilige Zertifikat.
3. Klicken Sie solange auf „Weiter“, bis Sie nach einem Kennwort gefragt werden.
4. Geben Sie ein Kennwort ein. (Merken Sie sich dieses Kennwort gut, bzw. verwahren Sie es an einem sicheren Ort auf. Sie möchten nicht, dass Ihr Zertifikat samt Kennwort in falsche Hände gerät).
5. Lassen Sie die weiteren Checkboxen (Ankreuzfelder) so wie sie sind und klicken Sie wieder auf “Weiter”.
6. Beim nächsten Fenster werden Sie gefragt, wo Ihr Zertifikat gespeichert werden soll. Auf „Weiter“ klicken bis Sie die Zeilen „Beendet“ und „Das Zertifikat wurde erfolgreich installiert“ sehen.

Ein guter Hinweis ist es, die Empfehlungen der FNMT zu folgen, die man auf dieser Seite findet:

Hier ist ein Link zu der Einstellung des PC oder Laptop, damit das Zertifikat richtig funktioniert: https://www.sede.fnmt.gob.es/descargas/descarga-software/instalacion-software-generacion-de-claves

Nutzung des Zertifikats:

Öffnen Sie die Onlineseiten des Finanzamts (Agencia Tributaria), des Kraftverkehrsamts (DGT), einer Gemeinde oder einer anderen, beliebigen Behörde. Suchen Sie nun den Link „Sede Electrónica”, was soviel heißt wie ”elektronischer Sitz”. Dort steht Ihnen dann meist zur Auswahl, ob Sie sich mit einem elektronischen Personalausweis (DNI Electronico), User und Passwort oder eben mit einem digitalen Zertifikat (CERES, Certificado Digital, oder „Firma digital“) identifizieren wollen.

Wenn Sie Letzteres wählen, erscheint ein neues Fenster, in dem Sie Ihren Namen sehen und Ihr Zertifikat auswählen können. Nach erfolgreichem Login können Sie, bzw. Ihr Handlungsbevollmächtigter nunmehr am PC sämtliche Handlungen durchführen, für die zuvor eine persönliche Vorsprache nötig gewesen wäre.

Sollte Ihr Zertifikat ein Java-Script erfordern (Skriptsprache für ein dynamisches HTML in Browsern), welches Sie noch nicht installiert haben, so macht Sie Ihr Computer darauf aufmerksam. Die Installation können Sie dann über die folgende Seite vornehmen:

https://www.java.com/de/download/

Ablauf und Erneuerung

Nach Ablauf seiner Gültigkeitsdauer ist das Zertifikat nicht mehr nutzbar. Ohne alle vorherigen Schritte erneut ausführen zu müssen, kann es aber erneuert werden, solange es noch gültig ist. In Abhängigkeit von der Zertifizierungsstelle und der Art des Zwecks ist die Erneuerung von Zertifikaten unter Umständen elektronisch möglich.

FNMT erlaubt beispielsweise die Erneuerung von Zertifikaten natürlicher Personen auf telematischem Wege, also online, wenn das zu verlängernde Zertifikat durch eine persönliche Akkreditierung innerhalb der letzten 5 Jahre zugeteilt worden ist. Die Verlängerung der Gültigkeitsdauer kann ab 60 Tagen vor Ablaufdatum erfolgen.

Sprechen Sie Ihren Berater an, er wird Ihr Zertifikat binnen kurzer Zeit beschaffen und installieren. So ersparen Sie Ihren Bevollmächtigten Arbeitswege, die folglich auch nicht mehr in Rechnung gestellt werden.

Dieser Artikel wurde mit der Hilfe von Inti Habermann geschrieben.