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Das Spanische Digitale Zertifikat: Machen Sie Amtsgänge überflüssig

Das Spanische Digitale Zertifikat: Machen Sie Amtsgänge überflüssig

So bürokratisch das spanische Verwaltungssystem auch sein mag, so viele Möglichkeiten der Vereinfachung von Verfahren gibt es. Eine davon ist, Spezialisten zu beauftragen, eine andere ist, Amtshandlungen vom eigenen Computer aus zu bewältigen.

Die gängigste Form ist die Mischung beider Varianten, indem ein versierter Handlungsbevollmächtigter in die Lage versetzt wird, sämtliche behördlichen Angelegenheiten im Namen eines Auftraggebers online zu regeln.

Voraussetzung für Onlineanträge, elektronisch eingereichte Steuererklärungen, Dokument-, Postabruf via Internet, etc. ist stets eine unmittelbare Identifizierung des Vollmachtgebers im Netz, welche die Grundsätze der Authentifizierung, Integrität, Vertraulichkeit und Nicht-Zurückweisung bei der Kommunikation über offene Netzwerke gewährleistet. (Für Selbständige bestimmter Branchen ist der Umgang mit Onlinetools, die einer Identifizierung bei jedem Lock-in bedürfen, obligatorisch).

Digitales Zertifikat bekommen Teneriffa

Dank der persönlichen elektronischen Zertifikate ist der Zugang zu Amtswegen über Internet möglich.

Hier kommen die persönlichen digitalen Zertifikate ins Spiel, die von verschiedenen Anbietern ausgestellt werden. Am häufigsten werden derzeit Benutzerzertifikate eingesetzt, die von der ”Nationalen Währungs- und Briefmarkenfabrik”, der Fábrica Nacional de Moneda y Timbre – Real Casa de la Moneda, FNMT-RCM, herausgegeben werden. (Die Institution erlangte jüngst internationale Bekanntheit durch die Heist-Serie „Haus des Geldes“, die von einem Einbruch in die FNMT handelt.)

Die FNMT-RCM stellt über ihre Abteilung CERES (CERtificación ESpañola) digitale Zertifikate aus, die von der überwiegenden Mehrheit der öffentlichen Verwaltungen anerkannt werden. Neben der Ausstellung elektronischer persönlicher Benutzerzertifikate werden ihre Zertifizierungsdienste auch bei allen öffentlichen Verwaltungen und bei den meisten Unternehmen nachgefragt.

Zum Verfahren

Zunächst muss das Zertifikat bei einer autorisierten Stelle angefordert werden. Dies geschieht für gewöhnlich in drei Schritten: Über das Internet wird auf der Website der Zertifizierungsstelle (z.B. der FNMT) eine Anfrage gestellt. Danach erscheint der Antragsteller persönlich vor einer der von der zuständigen Behörde zugelassenen Registrierungsstelle.

Diese Registrierungsstellen können z.B. die Inselregierung (Cabildo de Tenerife) sein, ebenso die Spanische Sozialversicherung (Tesorería de la Seguridad Social) oder das Staatliche Finanzamt (AEAT), u. A.

Schließlich wird das Zertifikat über das Internet zum Download freigegeben. Sowohl der Onlineantrag zum Zertifikat als auch der spätere Downloadbefehl muss vom selben Rechner aus gesendet werden. Während der Zeitspanne zwischen Onlineantrag und Download des Zertifikats darf der Computer in Bezug auf seine Hard- und Softwarekomponenten nicht verändert werden. Ansonsten wäre eine vom System vorausgesetzte, einwandfreie Identifizierung des Rechners nicht möglich.

Schauen wir uns die Schritte im Detail an:

Elektronisches Zertifikat bei FNMT CERES erlangen_Spanien

Das digitale Zertifikat kann am einfachsten bei der FNMT online beantragt werden.

Installation und Gültigkeit

Sobald eine Zertifizierungsstelle ein Zertifikat ausgestellt hat und dieses heruntergeladen worden ist, muss es im Browser des Computers des Nutzers installiert werden. Hierzu ist ein Importvorgang notwendig.

Die Gültigkeitsdauer eines Zertifikats ist auf maximal fünf Jahre beschränkt. Dieser Zeitraum kann je nach Art des Zertifikats, Umfang seiner Verwendung und abhängig von der ausstellenden Zertifizierungsstelle variieren.

So hat ein FNMT-Zertifikat, das für einen Vertreter einer juristischen Person ausgestellt worden ist, eine Gültigkeitsdauer von zwei Jahren, für eine natürliche Person eine Gültigkeitsdauer von vier Jahren.

Installationsanleitung zum Zertifikat

Nach Antragstellung und persönlicher Vorsprache erhalten Sie per Mail von entsprechender Stelle eine Datei, die Sie herunterladen.

Die Installation des Zertifikats ist dann wie folgt auszuführen:

  1. Öffnen Sie die Datei
  2. Es öffnet sich ein Istallationsassistent für das jeweilige Zertifikat.
  3. Klicken Sie solange auf „Weiter“, bis Sie nach einem Kennwort gefragt werden.
  4. Geben Sie ein Kennwort ein. (Merken Sie sich dieses Kennwort gut, bzw. verwahren Sie es an einem sicheren Ort auf. Sie möchten nicht, dass Ihr Zertifikat samt Kennwort in falsche Hände gerät).
  5. Lassen Sie die weiteren Checkboxen (Ankreuzfelder) so wie sie sind und klicken Sie wieder auf “Weiter”.
  6. Beim nächsten Fenster werden Sie gefragt, wo Ihr Zertifikat gespeichert werden soll. Auf „Weiter“ klicken bis Sie die Zeilen „Beendet“ und „Das Zertifikat wurde erfolgreich installiert“ sehen.

Nutzung des Zertifikats:

Öffnen Sie die Onlineseiten des Finanzamts (Agencia Tributaria), des Kraftverkehrsamts (DGT), einer Gemeinde oder einer anderen, beliebigen Behörde. Suchen Sie nun den Link „Sede Electrónica”, was soviel heißt wie ”elektronischer Sitz”. Dort steht Ihnen dann meist zur Auswahl, ob Sie sich mit einem elektronischen Personalausweis (DNI Electronico), User und Passwort oder eben mit einem digitalen Zertifikat (CERES, Certificado Digital, oder „Firma digital“) identifizieren wollen.

Wenn Sie Letzteres wählen, erscheint ein neues Fenster, in dem Sie Ihren Namen sehen und Ihr Zertifikat auswählen können. Nach erfolgreichem Login können Sie, bzw. Ihr Handlungsbevollmächtigter nunmehr am PC sämtliche Handlungen durchführen, für die zuvor eine persönliche Vorsprache nötig gewesen wäre.

Sollte Ihr Zertifikat ein Java-Script erfordern (Skriptsprache für ein dynamisches HTML in Browsern), welches Sie noch nicht installiert haben, so macht Sie Ihr Computer darauf aufmerksam. Die Installation können Sie dann über die folgende Seite vornehmen:

https://www.java.com/de/download/

Ablauf und Erneuerung

Nach Ablauf seiner Gültigkeitsdauer ist das Zertifikat nicht mehr nutzbar. Ohne alle vorherigen Schritte erneut ausführen zu müssen, kann es aber erneuert werden, solange es noch gültig ist. In Abhängigkeit von der Zertifizierungsstelle und der Art des Zwecks ist die Erneuerung von Zertifikaten unter Umständen elektronisch möglich.

FNMT erlaubt beispielsweise die Erneuerung von Zertifikaten natürlicher Personen auf telematischem Wege, also online, wenn das zu verlängernde Zertifikat durch eine persönliche Akkreditierung innerhalb der letzten 5 Jahre zugeteilt worden ist. Die Verlängerung der Gültigkeitsdauer kann ab 60 Tagen vor Ablaufdatum erfolgen.

Sprechen Sie Ihren Berater an, er wird Ihr Zertifikat binnen kurzer Zeit beschaffen und installieren. So ersparen Sie Ihren Bevollmächtigten Arbeitswege, die folglich auch nicht mehr in Rechnung gestellt werden.

Dieser Artikel wurde mit der Hilfe von Inti Habermann geschrieben.

Über Simon Sananes

Gründer dieses Beratungsunternehmens. Von der ESDAF Geprüfter Steuerberater und Dolmetscher der Sprachen Deutsch, Englisch und Spanisch. Fachgebiete Steuer- und Immobilienangelegenheiten.

6 Kommentare

  1. Heiko Kunz 4 Monaten vor

    Guten Tag Herr Sanares,

    Ich habe eine Frage zum elektronischen Zertifikat: Ich habe es beantragt, dann auf dem Finanzamt eine Autorisierung erhalten (in Papierform), danach eine Email mit meinen Zugangsdaten und nach einigen Hin und Her ( da Apple die Website gob.es als nicht vertrauenswürdig einschätze) dieses Zertifikat installiert.
    Nun die Problematik: Ich wurde bei der Installation lediglich zur Eingabe des Schlüsselbundpasswortes aufgefordert, jedoch nicht dazu – ein Passwort für das Zerfikat SEDE ELECTRONICA zu vergeben – folglich habe ich nun kein Passwort für mein Zertifikat und kann es nicht benutzen. Kann man das Zertifikat löschen und erneut installieren in der Hoffnung das der Prozess diesmal funktioniert oder wie gehe ich hier am besten vor.

    Mit besten Grüßen heiko Kunz

    • Simon Sananes 3 Monaten vor

      Hallo, ich kenne mich leider mit Apple Computer nicht aus. Wir haben die Zertifikate erfolgreich bei Android und Windows Systeme installieren können.

      Wir empfehlen das Zertifikat über uns zu bestellen. Sie bekommen dann von uns das Zertifikat, das Passwort und wir helfen Ihnen es auf Ihrem Computer zu installieren. Besten Gruss

  2. Mia 3 Monaten vor

    Ich habe das gleiche Problem wie Heiko Kunz. ES funktioniert nicht, habe nie ein Passwort vergeben koennen und nun ist es fehlerhaft und unbrauchbar. Auf den Seiten des FNMT findet man nichts dazu.

  3. Evelyn Hillreiner 2 Monaten vor

    Guten Tag Herr Sananes,
    ich habe die letzten Jahre die Steuererklärung Modelo 210 online ohne
    digitale Unterschrift abgegeben und nach Erhalt des elektronischen Codes den Betrag vom deutschen Konto überwiesen. Bisher habe ich keine Beanstandungen erhalten. Jetzt habe ich nach Ihrem Artikel Zweifel, ob es von der Steuerbehörde anerkannt ist.
    Kann ich die unterschriebenen Unterlagen der aktuellen Erklärung für 2020 und der Erklärungen der
    Vergangenheit via web.de an die Behörde übermitteln und damit die fehlende Unterschrift nachholen? Haben Sie eventuell die passende Mailadresse. Vielen Dank im Voraus.
    Evelyn Hillreiner

    • Autor
      Simon Sananes 2 Monaten vor

      Hallo Fr. Hillreiner, wie haben Sie bisher das Steuermodell beim Finanzamt eingereicht? ich habe das bisher noch nie so gemacht, aber bevor wir das Steuermodell elektronisch einreichen konnten, wurde das immer bei einer spanischen Bank abgegeben und die gaben es weiter ans FA. Ich habe von Anderen gelesen, dass sie es überweisen und das Modell in Papier per Post an das Finanzamt schicken. Der einzige Weg etwas beim FA elektronisch (E-Mail geht leider nicht) einreichen zu können ist über das elektronische Amt (Sede Electrónica). Wenn Sie aber die Summe überwiesen haben, kann höchstens das FA Sie auffordern das Modell in Papierform nachzureichen.

      Auf diesem Link finden Sie die Anweisungen. Da steht auch, dass man das Modell in Papierform bei einer spanischen Bank abgeben muss, aber wie gesagt, andere haben es auch per Post geschickt.

      Hoffe, Ihnen hiermit geholfen zu haben.

  4. Evelyn Hillreiner 2 Monaten vor

    Guten Tag Herr Sananes,
    meine Steuerberaterin hat die Steuer immer auf ein spanisches Konto eingezahlt und mir das gestempelte Formular ausgehändigt. Nachdem sie in Rente gegangen ist, habe ich die Steuererklärung selbst erstellt und den Betrag vom deutschen Konto überwiesen. Als Hilfsmittel zum Ausfüllen dedes Modelo 210 habe ich die deutsche Anleitung der spanischen Botschaft Berlin verwendet. Nachdem sich mein Spanisch verbessert hatte, habe ich festgestellt, daß die Anleitung eine Übersetzung der spanischen Ausfüllhilfe der Steuerbehörde war.
    Vielleicht sende ich die die Unterlagen zusammen mit der Steuererklärung 2020 nach Madrid. Dann müsste es okay sein.
    Mir ist da noch eine Frage eingefallen bezüglich der Steuerberechnung.
    Ich nehme bei der Berechnung immer den Faktor 1,1 so wie es meine ex Steuerberaterin getan hat. Alle meine Freunde und auch deren Berater nehmen für ihre Immobilie in Arona Teneriffa diesen Faktor. Mir sind allerdings Zweifel gekommen, ob nicht der Faktor 2,0 der Richtige ist. Die letzte Anpassung von Arona war lt Grundsteuerauszug 2000? Was passiert, wenn nach einer Überprüfung durch das Steueramt herauskommt, daß der falsche Faktor zugrunde gelegt wurde?

    Vielen Dank für Ihre Bemühungen
    E. Hillreiner

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